秦山第二
核电厂的电子文档管理系统
The Electronic Documents and Archives Management System
of Qinshan Second Nuclear Power Plant
陈 挺 曾 勋
（秦山第二核电厂，浙江海盐，314300）
摘 要 秦山第二核电厂的电子文档管理系统以信息资源的电子化为基础，突出控制职能和服务职能，使传统的文档管理变得简化和更有效率，使每一个授权的用户能便捷地找到自己所需要或所应得到的信息，并能保证这些信息是有效和安全的。从而较好地满足了工程建设和生产运行的需要。
关键词 文件控制 文档管理 电子化
Abstract Electronic Documents and Archives Management System (EDAMS) of Qinshan Second Nuclear Power Plant is based on large quantity of electronic documents and Archives, and is hightlighted with powerful control and service function. This system simplifies the traditional process of document management and improves the efficiency of work, which enables every authorized user to readily find or obtain information that are reliable and effective. This system really satisfies the need of document management during construction and operation of Qinshan Second Nuclear Power Plant.
Key words Document control Documents and archive management Electronic process
几乎所有的
核安全法规和导则都强调所有与核安全有关的活动必须按照事先编制的文件进行，行动的过程和结果必须用文件的形式记录下来，因而核电厂文件的数量较一般的常规电厂要多，归档以后成为档案。核电厂文档管理的任务是对文件的产生、文件的使用进行控制，维持文件运转的畅通，对各类有价值的文件进行归档保存、资源管理和提供利用。
秦山第二核电厂（以下称“秦山二核”）在工程建设和电厂运营的过程中，将计算机和网络技术全面应用于文档管理的各个环节，创建了一套涵盖文件产生、运转、控制、归档、整理、数据库管理和利用等所有文档管理活动的电子文档管理系统。这个系统的主旨在于，如何把传统的文档资源变为可提供有效利用的信息，使每一个授权的用户在自己的办公桌面随时找到自己所需要或所应得到的信息，并能保证这些信息是有效和安全的。
1 文档资源的数字化建设
文档资源数字化是指将纸质文档通过扫描转换成被计算机识别、处理、存储的电子文件，以实现载体和信息的可分离性，从而使信息的传输和利用打破传统的时空概念，为文档信息管理系统准备符合计算机处理要求的数据，将纸质、照片、声像、实物等文档转换为数字格式的文件。
秦山二核较早开始采用清华紫光的光学识别（OCR）技术，在高速扫描仪扫描完成后进行半自动的识别工作，最终输出可供全文检索的双层PDF电子文件。借助于微软的搜索引擎，实现了真正意义上的全文检索。尽管OCR识别率不是100%，尤其对图文混排和中英文混排的识别速度和效果还有待提高，但由于选择了图在文上的方式，即使用户检索出来的结果不是想要的，但所看到的结果还是文档本来的面目，故并不会构成应用上的风险。电子文件的格式分为PDF格式和TIFF格式两种。电子文件的命名统一按整理形成的档案编码或文件编码命名。
由于采用了OCR识别技术，大大提高了电子文件的可用性。譬如，生产部门希望将1号机组泵的性能曲线汇编成册时，档案部门可以在几天内将300多个泵的性能曲线从设备出厂文件中摘出，迅速印刷出版，这在没有完成资源电子化或电子化资源不可检索时是不可想象的。
2 文件控制流程化
核电厂投产以后，对于文件是否正确地产生并被正确地使用和及时归档是电厂管理层非常关注并经常检查的一个问题。秦山二核通过对电子流程的应用，对文件的产生、运转和归档实现了电子化，既提高了效率，又较好地履行了控制职能。电子流程具体覆盖了行政收发文、党群收发文、程序文件、函件收发文、工作联系单等。其中程序文件是核电厂生产文件中最重要的文件，文件的编写、文档审查、校核、审定、会签、质保审查、批准、生效、分发、归档均通过电子流程实现。在创建电子流程时，对传统的文件会签环节进行改进，由手工的串行改成并行，提高了工作效率。文档审查是文件控制的关键环节，在文件校核之前，文件管理员对文件的编码、格式、版次及分发范围等进行审核，实施文件的前端控制。归档是整个流程的后端控制环节，文件管理员在此完成电子文件合并、格式转换、电子文件发布与归档工作，以保证生效的新程序及时发布到主页，并使之脱离电子流程自动归档。
对于外来的函件，纸质件在收到后即扫描送入电子流程进行处理，从登记、拟办、批示、分发、承办、传阅、归档，整个过程均通过电子流程实现。传真件直接通过网络计算机接收并进入电子流程进行运转。
使用电子流程进行文件控制，超越了传统的时空限制，借助于网络技术，公司中层以上干部均可使用VPN异地登上公司局域网进行远程办公。一方面提高了工作效率，另一方面确保了文件控制的有效性和流转渠道的唯一性，较好地保证了文档管理部门文件控制职能和文件流转职能、文件收集职能的履行。
对不进入电子流程运转的其它文件，也实现了作业的流程化，借助文档信息管理系统，可以从前端接收文件、着录信息并进行分发，在后端进行信息的检查和实体的归档及电子化转换。
3 信息服务网络化
秦山二核的电子文档服务形式主要是电子阅览室与网上阅览。为适应服务网络化的需要，对文档信息系统的文件实行分级管理，对网络用户进行分级授权。即：普通文件、受控文件、特别文件。普通文件是指在本公司内部完全公开的文件，受控文件是指对本公司内部直接从事有关工作的部分人员公开的文件，特别文件是指在一定时间内对本公司内部特殊授权的人员公开的文件，涉密文件不上网。对网上阅览和电子阅览室用户利用电子文件的活动均进行了安全审计，即系统自动对用户访问电子文件的行为进行记录，使其具有可追溯性。
网上阅览是指通过公司内部主页查阅文档。对于用户而言，普通文件均可从桌面计算机直接得到，便于员工了解生产与管理活动状态，尽最大可能缩小了员工看不到文件造成的信息不对称。对于公司领导而言，普通文件、受控文件均可从桌面计算机得到，方便了公司领导的日常办公。
电子阅览室是指根据办公区域分布和服务半径，在若干指定地点配备专用计算机查阅文档，将原来存放纸质文档的卫星文档库改为电子阅览室，以满足运行和维修活动的需要，用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件，但用户无法将电子文件下载转出，也不可打印，因而具有较高的安全性。
信息服务网络化，基本实现了将公司管理和生产经营各项工作所需要的文件、档案（涵盖图书、情报、资料）统一从公司内部主页提供利用，内部主页已成为本公司的信息门户，通过通用检索、分类检索、万能检索、全文检索等搜索工具，用户可以方便的得到信息，并可订阅信息以实现自动跟踪其更新情况。
秦山二核的电子文档管理系统既可将其它各种应用系统产生的文件自动归档，也可通过标准接口提供文档供其它应用系统使用，实现了文档资源数据库和各种应用系统之间收集与利用的互动。既保证了资源的完整统一性，又保证了利用的方便性。
你可能只是这世界的一个人，但对于某个人来说，你就是世界的全部
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发表于 2010-9-13 17:56:33