秦山三期人事档案管理系统

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秦山三期人事档案管理系统
The Personnel Archive Management System of Third Qinshan Nuclear Power Company

方幼君
（秦山第三核电有限公司，浙江海盐，314300）

摘 要 描述了秦山三期重水堆核电站人事档案管理系统软件的开发，介绍了该管理系统的功能和应用，以及在人事档案管理实际应用中产生的效果。
关键词 秦山三期 人事档案管理系统 电子化处理 高效率
Abstract This article describes the personnel archive management system developed by the Third Qinshan Nuclear Power Company (TQNPC) and explains the necessity of such computerized system for a modern enterprise. It introduces the design characteristics of this management software and the functions and applications such as electronic registration, inquiry of the archive. Finally, the paper cites the high efficiency yielded from the practical application of personnel archive management system.
Key words TQNPC Personnel archive management system Computerized processing High efficiency


      随着电子计算机技术和计算机网络的日益发展和普及，电子文件和电子档案正日益取代传统的纸质文件和档案，因而，如何管理电子文件和电子档案，是档案管理工作者共同关注的课题。人事档案的管理工作是人事管理的一项重要工作，根据中央组织部、国家劳动部及国家《档案法》的有关规定，为了加强人事档案管理的快速化、信息化、现代化，我们研制开发了一套适合公司特点的人事档案管理软件，提升了公司人事档案管理的档次，打破了传统的人事档案管理模式，为实现人事档案的现代化管理打下了坚实的基础。

1 传统的人事档案管理系统
      长期以来，人事档案深藏于库房之中，默默无闻。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”。传统人事档案管理是物质实体保管，这种管理手续繁锁、服务手段单一，不便于查询，在人员配备上至少是两人以上。简要的说，传统的人事档案管理系统大都具有以下特点：
（1）“密”的束缚；
（2）管理手续烦琐、手段单一，低层次利用。
随着人事制度的改革，如何在发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源等方面使人事档案更好地服务于企业管理，是人事档案管理工作者应该共同关注的课题。

2 计算机管理人事档案的必要性
      人事档案工作是企业管理工作中的重要组成部分，人事档案是重要的信息资源，它直接参与人事管理的各项具体工作，是人事管理工作顺利进行的有力保证。
      目前，企业对于人事档案管理越来越重视，但缺少切实可行的操作办法。充分利用计算机技术，可以帮助企业在人事档案管理水平上实现跨越式提升。信息技术在人事档案管理中的应用，将有助于企业优化人事档案管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。
因此，建立人事档案计算机信息系统十分重要，它可以简化环节，使人事档案管理规范化、信息化、制度化。

（1）变传统等客上门的“守摊式”服务为“开放式”的服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。
人事档案工作中也要对人事档案的用户进行研究。可采取当面咨询、访谈、发放征求意见表的形式了解其对利用服务工作的评价、意见和要求，研究他们提出的建议，明确利用重点，了解查阅者中最需要知道的是哪些方面，单独将用户利用率高的材料整理出来，提高档案利用效率。
（2）从单纯提供档案原件的低层次利用，转变为制定人才培养规划的高层次利用。
一般说来，人事档案的利用大都是提供原件查阅，这种方式显然是低层次、原始的。实际工作中需要转变利用方式，以人事档案为基础制定人才培养规划，从宏观角度综合利用人事档案。
人才的选拔培养，主要是指根据工作的需要有计划地对预定目标的人选进行挑选和培养，人才的选拔培养，不仅要重视人员已有的表现，更重要的是选择其发展可能性。要做到这一点，除了注意及时掌握人员的现实表现情况外，还必须充分利用人事档案，全面、历史地了解人员的情况，为发现人才和正确、合理、适时地使用人才创下良好的条件。

3 秦山三期人事档案管理软件的设计要求
       秦山三期人事档案管理系统在需求分析中分为例行性工作、战略性工作和开拓性工作三大要素。
例行性工作是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进行操作的，主要包括人事档案目录管理、员工基本信息、劳动合同、考察考核材料、培训、奖惩、干部任免、工资变动、离职等管理内容。应该说，例行性工作的一个特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，占用了管理人员大量的时间，但又是人事档案管理中不可回避的基础事务。
战略性工作要求管理者能站在企业发展战略的高度，主动分析、诊断企业人事现状，为企业决策者准确、及时地提供各种有价值的信息，支持企业战略目标的形成，并有目标地实现制定具体的人事行动计划。人事管理战略是企业人事管理部门一切工作的指导方针。
     开拓性工作则强调人事档案管理要为企业提供增值服务，为直接创造价值的部门提供达成目标的条件。人事管理部门的价值，是通过提升员工的效率和组织的效率来实现的，而提升员工与组织绩效的手段，就是要结合企业战略与人力资源战略，重点思考如何创建良好的企业文化、个性化的员工职业生涯规划、符合企业实际情况的薪酬体系与激励制度，并特别关注对企业人力资源的深入开发。实际上，对人才的吸引、使用、保持以及培养等工作的成败，关键不在于日常的管理工作是否到位，而在于是否营造了一个适于人才工作与发展的环境，这个环境的创造，就需要人事管理者在开拓性工作上花更多的时间与精力。
        秦山三期人事档案管理软件系统，主要将人事基本信息、人事档案材料的基本信息、干部任免信息、工资调整信息和劳动合同期限等信息用计算机进行管理，同时按照中组部的要求，在标准16开纸张上进行“套打”，这也是编制本软件系统的技术难点。
秦山三期人员结构复杂，人员层次参差不齐，电站调试生产工作的技术骨干，大部分集中在1997年、           1998年、2000年的大中专毕业生，如何将这些人员进行动态管理，并置于一个共同的平台上，使各级领导和有关部门通过这个平台实现随时有效的查询、监督，是建立人事档案工作管理系统的初衷和目标。为此，为了便于登记、查询，我们结合三期的实际情况，研制开发出一套人事档案管理系统。该系统已成为我公司人事管理工作控制中不可缺少的操作平台。

4 秦山三期人事档案系统的特点
       本系统提供完备的人事档案管理，包括人员增加、调动、辞退以及删除、查询等操作，快捷方便。提供多种人员排列顺序，可以自由调整。辞退人员档案资料可以转入辞退人员档案留存。人事档案资料完备，打印灵活，并且设定多项自定义项目，由使用者自己定义。提供人事综合查询系统，可以按各种查询条件查询到用户所需资料，并且可以自定义显示项目。各种人事资料既可方便打印成表格方式，又可以转换为常用标准数据格式，由用户自由编辑。本系统允许从外部数据库导入人事档案资料数据等。
本系统支持套打操作，可以设立任意套打，并且提供套打数据汇总统计。软件支持人事及各种批量修改及多种员工信息提醒簿。软件操作界面友好、灵活，易操作。

5 系统功能介绍
       秦山三期人事档案管理系统软件属分布式计算机应用软件的一种，以企业局域网和Windows操作系统为平台，服务器端采用成熟、先进的关系型数据库管理系统MS-SQLSERVER；客户端采用数据库应用软件的专用开发工具Powerbuilder6.5进行开发，完全绿色安装，不更改客户端注册表信息，只需将软件拷贝到客户端的工作站即可使用。本系统软件由系统设置、档案登记、统计查询、代码维护、减员管理5个主要模块组成。

5.1 系统设置
       本模块是系统中最高级别的管理者，只能由拥有超级用户身份的用户进行操作。其主要功能为：
（1） 系统管理员对使用本系统的用户进行管理。本系统应用的用户为领导及人事档案管理人员，对于不同的系统功能，他们有不同的使用权限；
（2） 为维护系统安全进行密码修改。

5.2 档案登记
（1）用于多个人同时具备相同的档案目录分类的档案材料进行登记并打印结果；这项功能是针对档案信息进行登记而设计的，例如对于工资变动，可能是针对多个人进行的一项工作，使用这个功能来完成比较方便。
（2）用于对员工档案目录分类的档案信息进行登记并打印结果（用16开纸张和针式打印机进行套打）；由于显示了系统定义下的体系全部的内容，在系统应用时可选择需要打印的栏目。
（3）对干部任免信息进行登记并打印结果。
（4）对工资调整信息进行登记并打印结果。
（5）对劳动合同期限信息进行登记并打印结果。

5.3 综合查询
      系统提供的员工变动查询功能是对进行过合同变动、职务变动、工资变动登记的个人提供的；材料登记表提供具体某一天的登记情况表，如：
（1）查询部门单个员工的干部任免材料目录信息并打印结果；
（2）查询部门单个员工的工资调整材料目录信息并打印结果；
（3）查询部门单个员工的劳动合同材料目录信息并打印结果；
（4）以操作时间为单位查询当日的全部材料登记情况并可打印清单。

5.4 代码维护
     此项功能是要定义系统中作为字典参数使用的项目。具体分为以下四种字典形式：
（1）公司员工字典：对公司员工的基础信息进行编辑；
（2）公司部门字典：对公司组织机构的各部门名称进行编辑；
（3）公司职务字典：对公司各职务设置进行编辑；
（4）档案目录字典：定义本系统分类体系。

5.5 减员登记管理
     此功能是对退休、离职、调离等人员基本信息的管理，如：
（1）设置减员的类别；
（2）登录减员信息；
（3）统计信息及打印结果；
（4）减员人员档案目录。

6 系统使用后的效果
        秦山三期人事档案管理系统是对人事档案管理的所有领域提供最佳支持的系统，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人事档案的状况，为人事管理提供高效的决策支持。作为系统功能扩展而提供的经理自助服务与员工自助服务功能，将使得决策层可以从人事档案管理系统中受益。系统使用后，为人才的选拨和培养提供了以下优势：

（1）有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；
（2）有助于了解选拔和培养对象的政治历史表现情况，了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；
（3）人事档案中的学历证明、科研成果记载、专业技术水平，有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平，以利于在人才的使用上做到用其所长、人尽其才；
（4）有助于确定人才的培养方向。对选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜于向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；
（5）有助于制定人才培养规划，可以对人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划；用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于何方向发展，加强人才培养的针对性，可以有的放矢地培养人才。

        综上所述，秦山三期人事档案管理系统是计算机技术在人事管理中的应用，从而达到了提高工作效率、优化业务流程、改善服务质量、提供基于信息的决策支持等目的。目前系统运行良好，不仅为人事部门节省了大量的资源，而且还大大提高了工作效率，为公司领导起到了一定的决策辅助作用。

你可能只是这世界的一个人，但对于某个人来说，你就是世界的全部

nini_qu

学习，学习！据称三期的文档管理是相当先进的。

zhz1013

谢谢分享！

zhz1013

非常感谢！

南昌天高

大家有没有核电站土建设计总说明的资料啊，特别是地基加固这一块的，水工这一块一般是包给哪个设计院在做？？